Lessen uit de evaluatie van de verkoop van een pand in de gemeente Voorschoten

De geleerde lessen

Les 1: Wees als raad en college rolvast

Uit de Gemeentewet en de Wet dualisering gemeentebestuur volgt onder meer dat de raad een kaderstellende en controlerende taak heeft en het college verantwoordelijk is voor de voorbereiding en uitvoering van de besluiten van de raad. We zien dat colleges en gemeenteraden soms zoeken naar de grenzen van deze rollen. 

In het verkoopproces van het AB-huis in Voorschoten gaf het college al vroeg aan het belangrijk te vinden om de raad mee te nemen in de besluitvorming over de verkoop van het pand. Dit was logisch, gezien het belang van het pand voor de inwoners van Voorschoten. Uiteindelijk werd in het koopcontract echter vastgelegd dat de gemeenteraad de beslissende stem had over de verkoop. Deze verantwoordelijkheid zou bij het college moeten liggen. 

Les 2: Zorg voor duidelijke informatievoorziening naar de raad

Om de kaderstellende en controlerende taak goed uit te kunnen voeren, heeft de raad informatie nodig. In het verkoopproces van het AB-huis heeft het college de raad veelvuldig geïnformeerd. Tegelijkertijd zagen we dat niet altijd duidelijk was met welk doel informatie werd gedeeld. Bijvoorbeeld in het kader van de actieve informatieplicht, of in het kader van de wensen- en bedenkingenprocedure.

Wij bevelen aan om in de informatievoorziening richting de raad steeds aan te geven in welk kader en met welk doel het college de informatie deelt.

Les 3: Zorg voor regie op het proces

Gedurende het proces werd duidelijk dat het proces complex was, en dat de ambtelijke organisatie onvoldoende toegerust was om de verkoop in goede banen te leiden. Daar kwam bij dat gedurende het verkoopproces verschillende wethouders en burgemeesters in functie waren en dat de gemeente te maken had met een ontvlechting van de ambtelijke organisatie (de gemeente Voorschoten deelde tot september 2021 de ambtelijke organisatie met gemeente Wassenaar). Als gevolg hiervan raakte informatie over het proces versnipperd en werd expertise onvoldoende benut en ingeschakeld.

Wij bevelen aan om in een dergelijk proces een projectleider en projectteam aan te stellen met voldoende senioriteit en expertise. Hiermee is geborgd dat er regie is op het proces, dat er vooruit wordt gekeken en dat (juridische) vraagstukken tijdig bij de juiste mensen worden neergelegd.

Vervolg op de evaluatie

Het college en de gemeenteraad van Voorschoten hebben de evaluatie besproken. Hierbij heeft het college aangegeven al onze aanbevelingen te implementeren, met aandacht voor een heldere verdeling van de verantwoordelijkheden en rollen tussen raad, college en organisatie.

Het gehele rapport is hier te lezen. De reactie van het college op onze aanbevelingen is hier te vinden.

Ervaring KWINK groep

KWINK groep heeft veel ervaring met onderzoek naar (complexe) procesevaluaties. Zo evalueerden we onder meer het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren in opdracht van de rekenkamer BEL-gemeenten en evalueerden we de totstandkoming van  gemeentelijke en provinciale cultuurnota’s van Groningen. In de Ondersteuning voorbereidingscommissie Dreven Gaarden en Zichten onderzocht KWINK groep de informatievoorziening vanuit het college naar de raad.